Tietosuojalain (1050/2018) mukainen rekisteriseloste tietojenkäsittelystä Espoon Merenkulkijoiden toiminnan mahdollistamiseksi.
Espoon Merenkulkijat ry:n jäsen- ja venerekisteri on toteutettu Suomen Purjehdus ja Veneily ry:n (SPV) tarjoaman SUULI-rekisteripalvelun avulla.
- Rekisterinpitäjä
Espoon Merenkulkijat Ry (EM)
Y-tunnus: 0351638-7
Nokkalanniemi 2, 02230 ESPOO
posti(at)espoonmerenkulkijat.net - Rekisteriasioita hoitava henkilö
Kommodori Tommi Vihavainen
Puhelin 050 359 1021 - Rekisterin nimi:
Espoon Merenkulkijat ry:n jäsen- ja venerekisteri - Henkilö- ja venetietojen käsittelyn tarkoitus
Espoon Merenkulkijat ry:n hallinto pitää yllä jäsenrekisteriä seuran toiminnan ja talouden vuoksi. Seura käyttää jäsen- ja venetietoja seuraaviin tarkoituksiin.
– seuran jäsenmaksujen ja venepaikkamaksujen postitus (nimi, osoite, sähköposti)
– seuran kokouskutsujen postitus (nimi, osoite, sähköposti)
– seuran tiedotteiden postitus (nimi ja osoite tai sähköposti)
– venepaikka- ja talvisäilytyskartat (nimi, venepaikka)
– vartiomajan puhelinluettelo (nimi ja puhelinnumero)
– veneiden katsastustoiminta (omistaja, venepaikka, veneen tiedot) - Rekisterintietosisältö
Seuralla on mahdollisuus tallentaa henkilöistä seuraavat tiedot SUULiin.
– nimi, syntymäaika, osoite, sähköposti, puhelinnumero, tiedotevalinta
– sukupuoli, koulutus*, ammatti*, ISAF-numero*
– jäsenluokka, jäsennumero, liittymispäivä, koontijäsenyys, jäsenmaksutiedot – toimihenkilörooli*, luottamustoimet, kunniamerkit
– kurssit*, tutkinnot*, pätevyydet*
– veneen omistus, tietojen luovutuskielto**
Seura ei talleta jäsenrekisteriin henkilötunnusta. Henkilötunnus talletetaan, mikäli jäsen tarvitsee SPV:n venepäällikköpätevyyttä.
* Seura ei ylläpidä tähdellä merkittyjä tietoja SUULIssa
** Seura ei oletusarvoisesti luovuta tietoja. Jäsen voi tämän muuttaa.
Seuralla on mahdollisuus tallentaa veneistä seuraavat tiedot SUULIin.
– tyyppi*, rekisterinumero*, purjenumero*, valmistusvuosi*, valmistaja*
– materiaali, rungon väri/numero, pituus*, leveys*, syväys*, paino, uppouma – purjepinta-ala, maston korkeus
– moottorin tyyppi, teho, vuosimalli, radiovarustus, septijärjestelmä,
– katsastusluokka*, peruskatsastusvuosi*, vuosikatsastusvuosi*
– nimi*, omistaja*, vakuutusyhtiö, venepaikka*, talvisäilytyspaikka*
* Seura ylläpitää pääsääntöisesti tähdellä merkittyjä tietoja SUULI:ssa.
- Säännönmukaiset tietolähteet
– hallitukselle toimitetut jäsenhakemukset
– hallitukselle toimitetut venepaikkahakemukset
– hallitukselle toimitetut osoitemuutokset
– jäsenten omat päivitykset yhteystietoihin tai ISAF-numeroon – jäsenten omat päivitykset tietojen luovutuskieltoon - Tietojen säännönmukaiset luovutukset
– SPV:n jäsenlaskutukseen EM:lle
– SPV:n tekemään tilastointiin
– SPV:n jäsenpostituksiin (Nautic-lehti)
– SPV:n kunniamerkkien, koulutustietojen ja pätevyyksien seurantaan, EM ei luovuta tietoja kolmansille osapuolille teknisenä tallenteena - Espoon Merenkulkijat ry ei luovuta jäsen- ja venerekisterin tietoja EU:n eikä ETA:n ulkopuolelle.
- Rekisterinsuojauksenperiaatteet
Kohdassa 4 mainitut tahot voivat koostaa sähköisistä järjestelmistä tulostettuja versioita jäsen- ja/tai venerekisteristä vain seuratoimintaan liittyviä tarkoitusperiä varten. Jokainen tietojen käsittelijä huolehtii osaltaan tietojen huolellisesta käsittelystä ja siitä, että tiedot eivät joudu aiheettomasti kolmannen osapuolen saataville sekä siitä, että tiedot tuhotaan, kun niitä ei enää tarvita. Jäsen- tai venerekisteristä ei tehdä paperisia versioita ilman erityistä syytä.
Jäsen- ja venerekisterin tietokanta sijaitsee Suomen purjehdus ja veneily ry:n ylläpitämässä jäsen- ja venerekisterissä SUULissa. Suomen purjehdus ja veneily ry vastaa omien järjestelmiensä tietoturvasta ja käytettävyydestä omien tietoturvaperiaatteiden sekä palvelutasovaatimustensa mukaisesti. Espoon Merenkulkijat ry vastaa web-hotellin ja sähköpostin tietoturvasta palvelutoimittajan tietoturvaperiaatteiden mukaisesti.
Jäsen- ja venerekisteristä voidaan koostaa tiedostoja erilaisiin tarpeisiin, jolloin kerätään tapauskohtaisesti tietoa vain erikseen määritellysti kulloinkin olevia tarkoitusperiä varten.
Jäsen- ja venerekisterin tietokantoihin ja tiedostoihin pääsyyn tarvitaan rekisterissä määritellyt käyttöoikeudet, jotka myöntää ja poistaa seuran hallitus ja joita hallinnoi Espoon Merenkulkijoiden rekisterinhoitaja.
- Tarkastusoikeus
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat henkilörekisteritiedot (HetiL 26 §). Tarkastuspyyntö tehdään Tietosuojavaltuutetun toimiston Rekisteritietojentarkastuspyyntö -lomakkeella (Etusivu > Lomakkeet > Tarkastuspyyntö ja korjaamisvaatimus). Lomake lähetetään sähköpostilla osoitteeseen posti@espoonmerenkulkijat.net.
Oikeus vaatia tiedon korjaamista
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia jäsen- ja venerekisterissä olevien tietojensa korjaamista. Korjauspyyntö on tehtävä kirjallisesti sähköpostilla osoitteeseen posti@espoonmerenkulkijat.net tai seuran sivustolta löytyvällä palautelomakkeella.
Espoon Merenkulkijat ry rekisteriseloste tallentava kameravalvonta
Tietosuojalain (1050/2018) mukainen rekisteriseloste tallentavasta kameravalvonnasta.
- Rekisterinpitäjä
Espoon Merenkulkijat Ry (EM)
Y-tunnus: 0351638-7
Nokkalanniemi 2, 02230 Espoo.
2. Rekisteriasioista vastaava henkilö
Puheenjohtaja Tommi Vihavainen
Puhelin: 050 359 1021
Sähköposti: tommi.vihavainen.01 (at) gmail.com
3. Rekisterin nimi
Espoon Merenkulkijat ry:n kameravalvonta.
4. Rekisterin käyttötarkoitus ja käsittelyn perusteet
Tallentavan kameravalvontajärjestelmän tarkoituksena on suojata Espoon Merenkulkijoiden ja seuran jäsenten omaisuutta, seuran hallinnassa olevaa omaisuutta, ennaltaehkäistä rikoksia ja auttaa viranomaisia tapahtuneiden rikosten selvittämisessä Espoon kaupungin omistamassa satamassa, jolta Espoon Merenkulkijat Ry vuokraa maata ja laituripaikkoja käyttöönsä.
Rekisteritietoja käytetään rikos- ja vahinkotapahtumien selvittelyyn, sekä tarvittaessa alueella liikkuneiden henkilöiden ja ajoneuvojen tunnistamiseen.
5. Rekisterin tietosisältö
Rekisteriin tallentuvat tiedot kameroiden valvonta-alueella liikkuvista henkilöistä ja ajoneuvoista. Kuvan lisäksi tallentuu tapahtumien päivämäärä ja kellonaika. Ääntä, esimerkiksi henkilöiden puhetta, ei tallenneta.
6. Säännönmukaiset tietolähteet
Rekisteri muodostuu EM:n tarpeellisiksi katsomiinsa paikkoihin asennettujen valvontakameroiden välittämästä ja tallentamasta digitaalisesta kuvatallenteesta.
Seuramajan pihapiirissä tallentavat valvontakamerat kuvaavat ja tallentavat Majan pihapiirin tapahtumia tarkoituksena ehkäistä ilkivaltaa, ja turvata seuran hallinnassa olevat rakennukset sekä omaisuus. Kamerat tallentavat muistikorteille paikallisesti. Tallenteita pääsee katsomaan vain rekisteriasioista vastaava henkilö sekä seuran johtokunnan valtuuttama valvontakameravastaava, joita koskevat rekisteritietojen osalta vaitiolovelvollisuus. Tallenteiden katsominen vaatii salasanan.
Talvisäilytysalueen ja laitureiden valvontakamerat kuvaavat ja tallentavat veneiden talvisäilytysaluetta ja laitureita tarkoituksenaan ehkäistä ilkivaltaa ja varkauksia. Kamerat tallentavat muistikorteille paikallisesti. Tallenteita pääsee katsomaan vain rekisteriasioista vastaava henkilö sekä seuran johtokunnan valtuuttama valvontakameravastaava. Tallenteiden katsominen vaatii salasanan. Talvisäilytysalueen ja laitureiden kameroiden livekuvaa välitetään seuran web-sivuilta kaikkien nähtäväksi ilman salasanaa.
Kohteessa tallentavasta kameravalvonnasta on ilmoitettu alueella asiasta kertovilla kylteillä.
7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle
Kameravalvonnan rekisteritietoja ei luovuteta säännöllisesti mihinkään. Tietoja luovutetaan poliisiviranomaisille rikosten tutkintaa varten tarpeen mukaan. Tietoja ei siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle. Tietoja ei luovuteta Espoon Merenkulkijoiden omaan käyttöön.
8. Rekisterin suojauksen periaatteet
Valvontakameroiden ohjauskeskukset sijaitsevat Espoon Merenkulkijoiden seuramajassa ja vartiomajassa, joihin on pääsy vain seuran jäsenillä. Talvisäilytysalueen ja laitureiden kamerat ja tallentimet sijaitsevat alueen valaisintolpissa noin 5 metrin korkeudessa. Tallenteisiin pääsy on digitaalisesti suojattu käyttäjätunnuksilla ja salasanoilla. Pääsy on rajoitettu rekisteriasioista vastaavalle henkilölle sekä seuran johtokunnan valtuuttamalle valvontakameravastaavalla. Tallennettua valvontakameran digitaalista materiaalia säilytetään muistikorteilla noin 2-4 viikkoa, jonka jälkeen materiaalin päälle tallennetaan uutta materiaalia.
9. Rekisteriin tallennettavien informointi
Espoon Merenkulkijoiden käyttämän sataman valvontakameroiden kattamalla alueella tallentavasta kameravalvonnasta ilmoitetaan Tallentava kameravalvonta -kyltein.