Rekisteriseloste

Henkilötietolain (523/99) 10§ mukainen rekisteriseloste 

Espoon Merenkulkijat ry:n jäsen- ja venerekisteri on toteutettu Suomen Purjehdus ja Veneily ry:n (SPV) tarjoaman SUULI-rekisteripalvelun avulla. 

  1. Rekisterinpitäjä
    Espoon Merenkulkijat Ry (EM)
    Y-tunnus: 0351638-7
    Nokkalanniemi 14, 02230 ESPOO 
    posti(at)espoonmerenkulkijat.net 
  2. Rekisteriasioita hoitava henkilö
    Kommodori Anna-Mari Laitila 
    Puhelin 040 716 6464 
  3. Rekisterin nimi:
    Espoon Merenkulkijat ry:n jäsen- ja venerekisteri 
  4. Henkilö- ja venetietojen käsittelyn tarkoitus
    Espoon Merenkulkijat ry:n hallinto pitää yllä jäsenrekisteriä seuran toiminnan ja talouden vuoksi. Seura käyttää jäsen- ja venetietoja seuraaviin tarkoituksiin.
    – seuran jäsenmaksujen ja venepaikkamaksujen postitus (nimi, osoite, sähköposti)
    – seuran kokouskutsujen postitus (nimi, osoite, sähköposti)
    – seuran tiedotteiden postitus (nimi ja osoite tai sähköposti)
    – venepaikka- ja talvisäilytyskartat (nimi, venepaikka)
    – vartiomajan puhelinluettelo (nimi ja puhelinnumero)
    – veneiden katsastustoiminta (omistaja, venepaikka, veneen tiedot) 
  5. Rekisterintietosisältö
    Seuralla on mahdollisuus tallentaa henkilöistä seuraavat tiedot SUULiin.
    – nimi, syntymäaika, osoite, sähköposti, puhelinnumero, tiedotevalinta
    – sukupuoli, koulutus*, ammatti*, ISAF-numero*
    – jäsenluokka, jäsennumero, liittymispäivä, koontijäsenyys, jäsenmaksutiedot – toimihenkilörooli*, luottamustoimet, kunniamerkit
    – kurssit*, tutkinnot*, pätevyydet*
    – veneen omistus, tietojen luovutuskielto**
    Seura ei talleta jäsenrekisteriin henkilötunnusta. Henkilötunnus talletetaan, mikäli jäsen tarvitsee SPV:n venepäällikköpätevyyttä.
    * Seura ei ylläpidä tähdellä merkittyjä tietoja SUULIssa
    ** Seura ei oletusarvoisesti luovuta tietoja. Jäsen voi tämän muuttaa. 

Seuralla on mahdollisuus tallentaa veneistä seuraavat tiedot SUULIin.
– tyyppi*, rekisterinumero*, purjenumero*, valmistusvuosi*, valmistaja*
– materiaali, rungon väri/numero, pituus*, leveys*, syväys*, paino, uppouma – purjepinta-ala, maston korkeus
– moottorin tyyppi, teho, vuosimalli, radiovarustus, septijärjestelmä,
– katsastusluokka*, peruskatsastusvuosi*, vuosikatsastusvuosi*
– mittakirjan voimassaolo, luokka, LYS- ja IMS mittaluku
– nimi*, omistaja*, vakuutusyhtiö, venepaikka*, talvisäilytyspaikka*
* Seura ylläpitää pääsääntöisesti tähdellä merkittyjä tietoja SUULI:ssa. 

  1. Säännönmukaiset tietolähteet
    – hallitukselle toimitetut jäsenhakemukset
    – hallitukselle toimitetut venepaikkahakemukset
    – hallitukselle toimitetut osoitemuutokset
    – jäsenten omat päivitykset yhteystietoihin tai ISAF-numeroon – jäsenten omat päivitykset tietojen luovutuskieltoon 
  2. Tietojen säännönmukaiset luovutukset
    – SPV:n jäsenlaskutukseen EM:lle
    – SPV:n tekemään tilastointiin
    – SPV:n jäsenpostituksiin (Nautic-lehti)
    – SPV:n kunniamerkkien, koulutustietojen ja pätevyyksien seurantaan, EM ei luovuta tietoja kolmansille osapuolille teknisenä tallenteena 
  3. Espoon Merenkulkijat ry ei luovuta jäsen- ja venerekisterin tietoja EU:n eikä ETA:n ulkopuolelle. 
  4. Rekisterinsuojauksenperiaatteet
    Kohdassa 4 mainitut tahot voivat koostaa sähköisistä järjestelmistä tulostettuja versioita jäsen- ja/tai venerekisteristä vain seuratoimintaan liittyviä tarkoitusperiä varten. Jokainen tietojen käsittelijä huolehtii osaltaan tietojen huolellisesta käsittelystä ja siitä, että tiedot eivät joudu aiheettomasti kolmannen osapuolen saataville sekä siitä, että tiedot tuhotaan, kun niitä ei enää tarvita. Jäsen- tai venerekisteristä ei tehdä paperisia versioita ilman erityistä syytä. 

Jäsen- ja venerekisterin tietokanta sijaitsee Suomen purjehdus ja veneily ry:n ylläpitämässä jäsen- ja venerekisterissä SUULissa. Suomen purjehdus ja veneily ry vastaa omien järjestelmiensä tietoturvasta ja käytettävyydestä omien tietoturvaperiaatteiden sekä palvelutasovaatimustensa mukaisesti. Espoon Merenkulkijat ry vasta seuran web-palvelimen ja sähköpostin tietoturvasta palvelutoimittajan tietoturvaperiaatteiden mukaisesti. 

Jäsen- ja venerekisteristä voidaan koostaa tiedostoja erilaisiin tarpeisiin, jolloin kerätään tapauskohtaisesti tietoa vain erikseen määritellysti kulloinkin olevia tarkoitusperiä varten. 

Jäsen- ja venerekisterin tietokantoihin ja tiedostoihin pääsyyn tarvitaan rekisterissä määritellyt käyttöoikeudet, jotka myöntää ja poistaa seuran hallitus ja joita hallinnoi Espoon Merenkulkijoiden rekisterinhoitaja. 

  1. Tarkastusoikeus
    Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat henkilörekisteritiedot (HetiL 26 §). Tarkastuspyyntö tehdään Tietosuojavaltuutetun toimiston Rekisteritietojentarkastuspyyntö -lomakkeella (Etusivu > Lomakkeet > Tarkastuspyyntö ja korjaamisvaatimus). Lomake lähetetään sähköpostilla osoitteeseen posti@espoonmerenkulkijat.net.

Oikeus vaatia tiedon korjaamista
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia jäsen- ja venerekisterissä olevien tietojensa korjaamista. Korjauspyyntö on tehtävä kirjallisesti sähköpostilla osoitteeseen posti@espoonmerenkulkijat.net tai seuran sivustolta löytyvällä palautelom